Extracto de cuenta bancario manual en SAP

¿Qué es el extracto de cuenta bancario manual en SAP?

Con el extracto de cuenta bancario manual podemos ingresar manualmente los extractos de cuentas bancarias que recibamos.

Un extracto bancario manual es un proceso utilizado para realizar las conciliaciones bancarias en el sistema. Cualquier transacción bancaria que se realice en el sistema debe conciliarse con el extracto proporcionado por un banco.

Una vez que realizamos o recibimos un pago, debemos compensar la factura abierta en el sistema. Sin embargo, los pagos originales se realizarán a través de portales bancarios. Al final del mes, podremos descargar todas las transacciones bancarias utilizando un extracto bancario de los portales bancarios en cualquier formato compatible.

Hay dos tipos de extractos bancarios en SAP: Manual y automático. En esta entrada nos centraremos en el extracto manual.

Configuración del extracto de cuenta bancario manual en SAP

Paso 1: Crear y asignar operaciones comerciales

El primer paso es definir los códigos de operaciones comerciales necesarios para identificar los diferentes tipos de transacciones. Por ejemplo, podemos tener una operación comercial para una nota de crédito, una nota de débito, un depósito de cheque, un retiro de cheque, etc. Para cada tipo de transacción, podemos definir un código de transacción comercial.

Para crear y asignar operaciones comerciales navegaremos a la siguiente ruta de la SPRO:

Accedemos y navegamos a la siguiente pantalla:

Paso 2: Definir clave y reglas de contabilización para el extracto de cuenta manual

Para definir la clave y reglas de contabilización para el extracto de cuenta manual debemos navegar a la siguiente ruta de la SPRO:

Accedemos y navegaremos a la siguiente pantalla:

Navegaremos a una pantalla en la que encontraremos cuatro carpetas diferentes y todas estas carpetas deben estar configuradas correctamente.

En primer lugar, es necesario actualizar los símbolos de la cuenta. Se puede crear un símbolo de cuenta para cada cuenta de compensación bancaria.

Normalmente se crean, para cada cuenta bancaria, 3 cuentas de libro mayor (Cuenta del banco principal, Cuenta entrante, Cuenta saliente). Para cada tipo de cuenta bancaria del libro mayor, podemos definir un símbolo de cuenta independiente. Por ejemplo, hemos creado 3 símbolos de cuenta diferentes. Son los siguientes:

Paso 3: Asignar cuenta a símbolo de cuentas

Los símbolos de cuenta sirven para determinar en que cuentas de mayor debe contabilizarse una determinada operación.

Los símbolos de cuenta nos permiten ingresar una cuenta completa, con todos sus caracteres, o bien ingresar entradas genéricas, que completaremos con el símbolo ‘+’. Por ejemplo, para el símbolo de cuenta CIT1 hemos ingresado como cuenta de mayor (11102++++0), en este caso, la vinculación entre el banco propio y el símbolo de cuenta determinarán cual es la cuenta de mayor que debe utilizarse al contabilizar la operación.

En este ejemplo hemos asignado la cuenta GL del banco principal a CIT1, la cuenta GL del banco saliente a CIT2 y los símbolos de la cuenta GL del banco entrante a la cuenta CIT3.

Paso 4: Crear claves para reglas de contabilización

En este paso deberemos configurar las claves para reglas de contabilización que determinan el tipo de operación. En este ejemplo creamos 2: Retiro y depósito de efectivo.

Paso 5: Definir reglas de contabilización

Ahora debemos definir las reglas de contabilización. Estas reglas de contabilización determinarán a que cuenta del libro mayor se imputará durante la contabilización de la conciliación bancaria.

Por ejemplo, la regla de contabilización CIT1 sabemos que es para retiro de efectivo, a esta regla de contabilización se le hemos asignado en el Debe (40) la cuenta CIT3 (Banco saliente) y en el Haber (50) la cuenta CIT1 (Banco principal).

En el paso 3 configuramos que la cuenta CIT1 como la cuenta de banco principal y la CIT2 como la de banco saliente. Por lo que con esta regla lo que estaremos haciendo es ‘debitar’ en la cuenta de mayor del banco ‘saliente’ y acreditar en la cuenta de mayor de banco principal.

También configuramos una regla de contabilización CIT2, para deposito de efectivo, en la que debitamos en la cuenta del banco principal y acreditamos en la cuenta del banco entrante.

Además, en este paso de configuración también debemos asignar la clase de documento que utilizaremos para registrar los asientos contables de conciliación bancaria. En este ejemplo estamos usando la clase de documento ‘SA’.

Así de sencillo es configurar el extracto de cuentas bancarias manual.

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