Limitar contabilización por importe y usuario en SAP

En el tip de hoy vamos a ver como limitar la contabilización por importe y por usuario en SAP, es decir, vamos a hablar de los grupos de tolerancia.

En una empresa cada trabajador tiene ciertas responsabilidades, por ejemplo, en el departamento de contabilidad cada trabajador, en SAP usuario, se encargará de ciertas cuentas e incluso de ciertos importes. Es decir, puede haber un trabajador que pueda tener autorización para entrar pagos hasta 1.000€, otro hasta 10.000€, otro hasta 100.000€…etc.

Para limitar estas entradas por importes SAP nos proporciona los grupos de tolerancia. Para ello, debemos realizar los siguientes dos pasos:

  • Crear los grupos de tolerancia.
  • Asignar los grupos de tolerancia a los usuarios.

CREAR GRUPOS DE TOLERANCIA

Para crear los grupos de tolerancia debemos acceder a la siguiente ruta:

SPRO -> Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Operaciones contables -> Entrada de pagos -> Entrada de pagos manual -> Definir grupos de tolerancia para empleados

Accedemos a la transacción y nos encontramos con la siguiente pantalla:

Para crear un nuevo grupo de tolerancia, pulsamos en el siguiente botón:

Y navegaremos a la siguiente pantalla:

  • Grupo: Código alfanumérico de 4 dígitos que identifica unívocamente al grupo de tolerancia.
  • Sociedad: Código de la sociedad financiera a la que se asigna el grupo de tolerancia.
  • Importe por documento: Hace referencia a la suma de todas las posiciones del documento.
  • Importe por cuenta corriente: Hace referencia al importe máximo por posición de deudor y acreedor.
  • DPP por posición documento: Hace referencia al porcentaje máximo de descuento por pronto pago que puede ser concedido por los usuarios asignados a este grupo de tolerancia.
  • Campos de diferencias de pago permitidas: Hacen referencia al importe y porcentaje máximo de diferencias de pago permitidas por este grupo de tolerancia.

Informamos los siguientes campos:

Guardamos e introducimos en una orden de transporte.

ASIGNAR USUARIOS AL GRUPO DE TOLERANCIA

El segundo paso para limitar el importe de contabilización por usuario es asignar el grupo de tolerancia que acabamos de crear a los distintos usuarios.

Para ello, accedemos a la siguiente ruta:

SPRO -> Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de deudores y acreedores -> Operaciones contables -> Entrada de pagos -> Entrada de pagos manual -> Asignar usuarios/grupos de tolerancia

Accedemos y navegamos a la siguiente pantalla:

Pulsamos en el siguiente botón:

Y navegamos a la siguiente pantalla:

En la que realizaremos la asignación usuario – grupo de tolerancia:

Guardamos e introducimos en una orden de transporte.

EJEMPLO DE LA LIMITACIÓN

Para comprobar que se ha realizado correctamente la configuración, accedemos a la transacción FB01 (o cualquier otra transacción para contabilizar).

Informamos los datos de cabecera:

Y si en la primera posición del documento (posición de acreedor) introducimos un importe superior al estipulado en el grupo de tolerancia, nos impedirá continuar con la contabilización:

Así es como funcionan las restricciones por importes y usuarios a través de los grupos de tolerancia.

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